Prijzen & facturatie

Je Coachbox-abonnement groeit mee met je team: je betaalt op basis van het aantal atleten waarvoor je effectief trainingen inplant, niet op basis van de grootte van je atletenlijst. Op deze pagina lees je hoe de prijs wordt bepaald, hoe je van plan wisselt en hoe de facturatie werkt.

Welk abonnement heb ik nodig?

Coachbox heeft aparte abonnementen voor coaches en voor individuele atleten.

• Base, Build, Peak, Prime: voor coaches die met atleten werken. Prijzen en details vind je op de softwarepagina.
• Solo: voor individuele atleten die hun eigen training plannen en opvolgen. Prijzen en details vind je op de atletenpagina.

Solo bevat dezelfde functionaliteit als de coachplannen, denk aan je trainingsschema's opmaken, je analyses en het exporteren naar Garmin, Wahoo of Zwift. Het enige verschil is dat je met Solo geen andere atleten kan toevoegen of uitnodigen: je plant en volgt enkel je eigen training op.

Als coach op Base of hoger zit je eigen trainingsplanning al inbegrepen in je coach-account, je hebt dus geen apart Solo-abonnement nodig voor jezelf.

Welk coachplan past bij mij?

Base, Build, Peak en Prime verschillen in het aantal actieve atleten dat is inbegrepen. Op de softwarepagina staat een schuifregelaar: zet die op jouw aantal atleten en je ziet meteen het meest voordelige plan met de exacte prijs. Heb je net iets meer atleten dan een plan inbegrepen heeft, dan reken je die extra atleten af als toeslag. Extra coaches in je team kosten niets.

Actieve atleten: zo wordt je prijs bepaald

Een actieve atleet is een atleet waarvoor minstens één toekomstige training ingepland staat. Enkel die atleten tellen mee voor je facturatie:

• De grootte van je volledige atletenlijst speelt geen rol. Je kan dus gerust een grote lijst aanhouden.
• Atleten zonder geplande trainingen blijven kosteloos meevolgbaar: hun uitgevoerde trainingen blijven zichtbaar en analyseerbaar. Ze tellen pas mee zodra je opnieuw iets voor hen inplant.
• Heb je in een maand meer actieve atleten dan je plan inbegrepen heeft, dan betaal je per extra actieve atleet een kleine toeslag per maand. De tarieven per plan vind je op de softwarepagina.

Betalende acties gebeuren nooit zomaar: telkens je een actie doet die iets kost, bijvoorbeeld een extra actieve atleet activeren boven je inbegrepen aantal, krijg je dat duidelijk te zien in de app voor je bevestigt.

Lactaattesten

Doe je lactaattesten via Coachbox? Bij de start van je abonnement krijg je een aantal gratis testanalyses, afhankelijk van je plan. Daarna betaal je per geanalyseerde test; het tarief per plan vind je op de softwarepagina. Enkel testdata invullen zonder analyse is gratis: een test telt pas mee op het moment dat je de drempelanalyse uitvoert.

Van plan wisselen

Je kan op elk moment naar een ander plan overstappen:

1. Klik rechtsboven op je profielfoto en ga naar Abonnement
2. Klik op Plan wijzigen
3. Kies je nieuwe plan en bevestig

Betaal ik dubbel als ik binnen mijn jaar upgrade?

Nee. Wissel je binnen je lopende periode naar een hoger plan, dan wordt de restwaarde van de niet-gebruikte tijd van je huidige abonnement automatisch als tegoed verrekend. Het bedrag dat je bij de upgrade te zien krijgt, is dus al het bedrag ná die verrekening: het verschil dat je bijbetaalt, niet een volledig nieuw bedrag bovenop wat je al betaalde. Over het hele jaar bekeken betaal je nooit dubbel.

Omgekeerd verlies je ook niets door te wachten: stap je pas later over, dan wordt de restwaarde van je lopende abonnement op dat moment opnieuw automatisch verrekend.

Twijfel je of een hoger plan voordeliger is voor jou? Gebruik de schuifregelaar op de softwarepagina: zet die op jouw aantal actieve atleten en je ziet meteen welk plan het voordeligst uitkomt.

Betaling

Betalingen worden veilig verwerkt via Stripe. Je wordt doorgestuurd naar een beveiligde betaalpagina om je aankoop af te ronden. Na betaling keer je terug naar Coachbox met een bevestiging. Je kan betalen met Bancontact, kredietkaart, overschrijving of iDeal.

Iemand anders laten betalen

Wil je het abonnement laten betalen door iemand zonder Coachbox-account, bijvoorbeeld je boekhouder? Maak dan een betaallink aan. Op de Abonnement pagina (tabblad waar je je plan kiest) maak je als teambeheerder een link die je deelt. Wie de link opent, ziet voor welk team betaald wordt en rondt de betaling rechtstreeks via Stripe af, zonder in te loggen.

Een paar zaken om te weten:

• De link is eenmalig: zodra de betaling gelukt is, is hij niet meer bruikbaar.
• Heb je vooraf al een plan gekozen bij het aanmaken, dan ziet de betaler enkel een bevestigingsscherm. Anders kiest de betaler zelf het plan.
• Het e-mailadres dat de betaler invult, wordt het factuuradres van het team. De boekhouder die betaalt, ontvangt dus voortaan ook de factuur.
• Zodra de betaling rond is, krijgen de teambeheerders een bevestigingsmail.

Kan ik als EU-bedrijf zonder btw gefactureerd worden?

Ja. Heb je een geldig EU-btw-nummer (geregistreerd in VIES), dan kan je gebruikmaken van de btw-verlegging (reverse charge). Dat regel je tijdens het afrekenen, je hoeft ons vooraf niets te bezorgen:

1. Start je aankoop, je wordt doorgestuurd naar de beveiligde Stripe-betaalpagina.
2. Vink de optie I'm purchasing as a business aan.
3. Vul je bedrijfsadres en EU-btw-nummer in.

Op basis van je adres en btw-nummer valideert het systeem je btw-nummer automatisch en past het de btw-verlegging toe waar van toepassing, zodat je factuur zonder btw wordt opgesteld.

Facturen

Al je facturen vind je terug op de Abonnement pagina:

1. Klik op je profielfoto rechts bovenaan
2. Ga naar Abonnement
3. Scroll naar de sectie Facturen en klik op Factuur bekijken om de PDF te downloaden

Onbetaalde facturen tonen een knop Nu betalen om de betaling alsnog af te ronden.

Oudere eenmalige bestellingen van vóór de overstap naar abonnementsfacturatie staan op diezelfde pagina onder Gearchiveerde facturen.

Welke atleten zijn er aangerekend?

Wil je precies weten hoe een factuurbedrag is opgebouwd, dan kan je de meegetelde atleten per factuur bekijken. Klik in de sectie Facturen op het personen-icoon naast de factuur die je wil nakijken.

Je ziet dan alle actieve atleten die in die factuurperiode meegeteld zijn. Per atleet staat erbij waarom die meetelde, dus sinds wanneer die actief is of tot wanneer er training ingepland staat, en of die als extra verbruik boven je inbegrepen aantal is aangerekend.

De gegevens worden vastgelegd op het moment dat een factuurperiode afsluit. Bij oudere facturen ontbreken ze daarom soms, en dan zie je geen icoon staan.

Wanneer ontvang ik mijn factuur via Peppol?

Heeft je onderneming een Peppol-adres geregistreerd? Dan versturen we de factuur automatisch naar je Peppol-inbox, ongeveer 7 dagen na je bestelling. Verzending via Peppol is op dit moment enkel beschikbaar voor Belgische ondernemingen.

Werk je zonder Peppol? Geen probleem: je kan elke factuur op elk moment zelf downloaden via de Abonnement pagina.

Als een betaling niet lukt

Lukt een afschrijving niet, dan probeert onze betaalpartner het twee weken lang opnieuw. Je krijgt in die periode e-mails en een melding in de app, en je blijft gewoon verder werken. Werk je betaalmethode bij of rond de betaling af via Nu betalen bij de openstaande factuur, dan is het opgelost.

Lukt het na die twee weken niet, dan wordt je abonnement gepauzeerd. Vanaf dat moment kan je geen trainingen meer in de toekomst inplannen of wijzigen. Je kalender, je atleten en je volledige historiek blijven wel gewoon staan.

Op de Abonnement pagina zie je dan wat er misging en één knop om het recht te zetten: die vereffent de openstaande factuur en hervat je abonnement. Had je nog een periode betaald, bijvoorbeeld een jaarabonnement dat pas later afloopt, dan loopt je abonnement gewoon verder tot die datum en betaal je daar niets extra voor.

Abonnement opzeggen

Je kan je abonnement op elk moment zelf opzeggen, er is geen opzegtermijn. Opzeggen doe je in de app, een bericht naar support volstaat niet:

1. Klik rechtsboven op je profielfoto en ga naar Abonnement
2. Klik op Plan wijzigen
3. Onderaan rechts klik je op Abonnement opzeggen

Wat je hiermee stopzet, is de automatische hernieuwing, niet je lopende periode. Je abonnement blijft actief tot het einde van de periode die je betaalde: de lopende maand bij een maandabonnement, het volledige contractjaar bij een jaarabonnement. Je verliest de resterende periode dus niet: je kan Coachbox blijven gebruiken tot de einddatum, en nadien wordt er niets meer afgeschreven voor een verlenging.

Ook na een opzegging kan er tijdens je lopende periode nog een betaling gebeuren als je zelf een betalende actie doet, bijvoorbeeld een extra actieve atleet toevoegen boven het aantal dat in je plan inbegrepen zit, of een lactaattest gebruiken. Dat gebeurt nooit zomaar: telkens je zo'n actie doet, krijg je dat duidelijk te zien in de app voor je bevestigt.

Overgestapt van het oude credit-systeem?

Coachbox werkte vroeger met losse coachlicenties en credits. Dat systeem is volledig vervangen door het abonnement op basis van actieve atleten. Ben je met je team overgestapt, dan is de restwaarde van je toenmalige licentie en credits automatisch als startkorting verrekend in je abonnement.

Is dat tegoed groter dan het bedrag van één factuur, dan schuift de rest automatisch door naar je volgende facturen tot alles opgebruikt is. Zolang er tegoed openstaat, zie je het resterende bedrag op de Abonnement pagina bij je huidige plan.

Goed om te weten

• Getoonde prijzen bij aankoop zijn exclusief btw. Het eindbedrag inclusief btw wordt getoond in het besteloverzicht vóór de betaling.
• Werkt je team met manuele facturatie? Neem dan contact op met support voor wijzigingen aan je abonnement.

Peppol factuur lijkt onbetaald of toont extra kosten

Ontvang je via Peppol een factuur die je al betaald hebt, of waar een meerwaarde (rente/herinnering) op staat? Dit komt doordat je boekhoudsoftware de factuur als nieuw document binnenhaalt zonder de betaalstatus correct over te nemen.

Hoe controleer je de betaalstatus?

• Open de PDF die bij de Peppol-factuur zit. Als de factuur voldaan is, staat dit duidelijk op de PDF vermeld.
• Je kan de status ook terugvinden in de sectie Facturen op de Abonnement pagina (zie hierboven). Staat er geen Nu betalen-knop bij, dan is de factuur voldaan.

Als beide bronnen aangeven dat de factuur betaald is, hoef je niets te doen: je hebt geen openstaand bedrag bij Coachbox. Twijfel je? Neem contact op met support en we kijken het samen na.

Waarom lijkt mijn boekhoudsoftware de betaling niet te herkennen?

Coachbox verstuurt facturen conform de officiële Peppol BIS 3.0 / EN16931 standaard. De betaalstatus wordt correct meegegeven via de voorziene UBL-velden:

• cbc:PrepaidAmount (BT-113): reeds betaald bedrag
• cbc:PayableAmount (BT-115): nog te betalen bedrag

Voor een betaalde factuur staat PayableAmount op 0.00 en PrepaidAmount op het totaalbedrag. Niet elke boekhoudsoftware leest deze velden echter correct uit: sommige pakketten kijken enkel naar het factuurtotaal en negeren het reeds betaalde bedrag, waardoor de factuur onterecht als openstaand wordt ingeboekt. Dit is een gekend interoperabiliteits-issue bij Peppol, en ligt buiten onze controle.

Gelukkig zit bij elke Peppol-zending ook een PDF-versie van de factuur. Daarop staat de betaalstatus altijd duidelijk vermeld, ongeacht hoe je software de XML-velden interpreteert. De PDF blijft dus de meest betrouwbare bron om manueel te controleren of een factuur voldaan is. Loop je hier vaker tegenaan? Neem contact op met je softwareleverancier of boekhouder.